Übergabeprotokoll beim Immobilienverkauf: Checkliste, Ablauf und typische Fehler

Die Übergabe ist der letzte Schritt im Immobilienverkauf – und genau hier entstehen die meisten Missverständnisse: Zählerstände, Schlüssel, verbleibende Gegenstände, kleine Schäden oder „war doch anders abgesprochen"-Momente. Ein Übergabeprotokoll ist zwar meist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis das wichtigste Werkzeug, um Streit zu vermeiden – weil es den Zustand und alle Übergabedetails am Übergabetag eindeutig dokumentiert.

In diesem Ratgeber finden Sie:

eine klare Checkliste: Was gehört ins Übergabeprotokoll?
einen Schritt-für-Schritt Ablauf für den Übergabetermin,
Sonderfälle (vermietet, Eigentumswohnung, Technik),
typische Fehler und rote Flaggen,
FAQ für die häufigsten Fragen.

Hinweis: Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind immer die Regelungen im Kaufvertrag (z. B. „Übergang von Nutzen und Lasten").

Warum das Übergabeprotokoll so wichtig ist

Das Übergabeprotokoll ist Ihr „Schnappschuss" am Übergabetag. Es hält schriftlich fest:

welche Schlüssel und Zugänge übergeben wurden,
welche Zählerstände gelten (ab jetzt zahlt typischerweise der Käufer),
welcher Zustand dokumentiert ist (inkl. sichtbarer Mängel),
welche Gegenstände / Einbauten bleiben oder entfernt wurden,
welche Dokumente übergeben wurden,
und ob es offene Punkte gibt.

Kurz: Es schützt Käufer und Verkäufer – weil im Nachgang weniger „Aussage gegen Aussage" entsteht.

Wann findet die Übergabe statt?

In der Praxis findet die Übergabe meistens dann statt, wenn der Kaufvertrag abgewickelt ist – häufig nach Kaufpreiszahlung bzw. zu dem Termin, der im Kaufvertrag als „Übergang von Nutzen und Lasten" vereinbart ist.

Wichtig:

Schauen Sie in den Kaufvertrag, wann Besitz/Nutzen/Lasten übergehen sollen.
Planen Sie die Übergabe so, dass Sie Zählerstände sauber ablesen können und alle Schlüssel vollständig vorhanden sind.

Checkliste: Was gehört ins Übergabeprotokoll?

Nutzen Sie diese Struktur. Sie ist bewusst so aufgebaut, dass Sie sie 1:1 als Protokoll verwenden können.

A) Stammdaten

Objektadresse (Haus/Wohnung, ggf. Wohnungsnummer, Stellplatz, Keller)
Datum & Uhrzeit der Übergabe
Verkäufer: Name(n), Kontakt
Käufer: Name(n), Kontakt
Optional: Bezug zum Kaufvertrag (Notar, Datum, UR-Nr.)

B) Übergabe / Besitzübergang

Übergabe erfolgt: ja / teilweise (z. B. „Keller folgt am …")
Besitzübergang / Übergang von Nutzen & Lasten: Datum & Uhrzeit (gemäß Kaufvertrag)

C) Schlüssel & Zugänge (alles zählen!)

Listen Sie jeden Typ separat auf:

Haustür: ___ Stück
Wohnungstür: ___ Stück
Kellertür / Kellerabteil: ___ Stück
Briefkasten: ___ Stück
Garage / Carport / Schranke: ___ Schlüssel / ___ Fernbedienungen
Transponder/Chips: ___ Stück
Codes (Smart Lock / Alarmanlage): übergeben ja/nein (wie/wo dokumentiert)

D) Zählerstände (inkl. Zählernummer + Foto empfohlen)

Stromzähler Nr. ______: Stand ______ (Foto ja/nein)
Gaszähler Nr. ______: Stand ______ (Foto ja/nein)
Wasser kalt Nr. ______: Stand ______ (Foto ja/nein)
Wasser warm Nr. ______: Stand ______ (Foto ja/nein)
Wärmemengenzähler / Heizung Nr. ______: Stand ______
Optional: Ölstand / Tankfüllstand: ______

E) Zustand & Mängel (Raum für Raum – kurz, aber konkret)

Für jeden Bereich kurze Stichpunkte:

Eingang/Flur:
Wohnzimmer:
Küche:
Bad/WC:
Schlafzimmer:
Kinderzimmer/Büro:
Keller:
Dachboden:
Balkon/Terrasse/Garten:
Garage/Stellplatz:

Dokumentieren Sie:

sichtbare Schäden (z. B. Kratzer, Risse, Feuchtigkeit, defekte Schalter)
Auffälligkeiten, die bereits bekannt waren
Fotos: „Foto 1–6 angehängt" (als Verweis)

F) Inventar / Einbauten / verbleibende Gegenstände

Klar trennen:

bleibt in der Immobilie: (z. B. Einbauküche, Einbauschrank, Markise, Lampen, Gartenhaus)
wird entfernt bis: (Datum)
wird übergeben: (z. B. Bedienungsanleitungen, Fernbedienungen)

G) Übergebene Dokumente

Energieausweis (falls erforderlich)
Wartungsunterlagen (Heizung, Kamin, PV, Aufzug)
Rechnungen/Garantien (falls vorhanden)
Bedienungsanleitungen (z. B. Heizungssteuerung, Smart Home)
bei Eigentumswohnung (falls zutreffend): Hausverwaltung-Kontakt, Hausordnung, letzte Abrechnungen/Protokolle (wenn vorhanden)

H) Offene Punkte / Vereinbarungen

Beispiele:

„Schlüssel Garage (1 Stück) wird bis zum __.__.__ nachgereicht."
„Gartenabfall wird bis zum __.__.__ entfernt."
„Reparatur X wird nicht mehr durchgeführt / Käufer übernimmt wie besichtigt." (nur wenn tatsächlich vereinbart)

I) Unterschriften

Verkäufer (Name, Unterschrift, Datum)
Käufer (Name, Unterschrift, Datum)
Optional: Zeuge/Makler „anwesend" (ohne rechtliche Wertung)

Mini-Muster (Beispieleinträge, damit es greifbar wird):

„Stromzähler Nr. 123456: Stand 18.942 kWh (Foto vorhanden)."
„Schlüssel: Wohnung 3 Stück, Keller 2 Stück, Briefkasten 1 Stück, Transponder 2 Stück."
„Mangel: Kratzer Parkett Wohnzimmer (Foto 3), bereits bei Besichtigung bekannt."

Schritt-für-Schritt: So läuft die Übergabe ab

Schritt 1: Vorbereitung (am Vortag)

Protokoll-Vorlage bereitstellen (ausgedruckt oder Tablet)
Alle Schlüssel/Transponder/Fernbedienungen gesammelt
Handy geladen (Fotos), Taschenlampe, Stift
Zugang zu Zählern/Technikraum sicherstellen

Schritt 2: Gemeinsamer Rundgang

Raum für Raum durchgehen
Zustand kurz dokumentieren (nicht „Roman", aber konkret)
Außenbereiche nicht vergessen: Keller, Garage, Garten, Dachboden, Technikraum

Schritt 3: Zählerstände ablesen (mit Fotos)

Zählernummer + Stand notieren
Foto als Backup (später Gold wert)

Schritt 4: Schlüssel zählen und übergeben

jeden Schlüsseltyp zählen
im Protokoll festhalten
Käufer bestätigt per Unterschrift

Schritt 5: Offene Punkte festhalten

alles, was „noch kommt", schriftlich und mit Datum
keine mündlichen „machen wir später"-Absprachen

Schritt 6: Unterschreiben & Kopien sichern

beide unterschreiben
beide bekommen eine Kopie
ideal: direkt als Foto/PDF sichern

Sonderfälle: Vermietet, Eigentumswohnung, Technik

Vermietete Immobilie

Wenn die Immobilie vermietet ist, findet häufig keine klassische „leere Übergabe" statt. Stattdessen ist die Dokumenten- und Datenübergabe entscheidend:

Mietvertrag/Mietübersicht
Kautionsinformationen (wie geregelt, wo liegt sie)
Übergabe relevanter Unterlagen (Zählerstände soweit möglich, Wartungen, Hausordnung)
Ansprechpartner (Hausverwaltung, Mieter)

Eigentumswohnung (WEG)

Zusätzlich hilfreich:

Stellplatz/Kellerabteil eindeutig zuordnen
Hausverwaltung-Kontakt und wichtige Unterlagen übergeben (soweit vorhanden)
Hinweise zu Hausordnung, Müll/Schließsystem, Gemeinschaftsräumen

Technik/Extras (PV, Smart Home, Wallbox, Alarmanlage)

Zugangsdaten/Apps/Benutzer (wie übergeben?)
Bedienungsanleitungen & Wartungsnachweise
Fernbedienungen/Transponder vollständig dokumentieren

Fotos & Belege: So dokumentieren Sie richtig

So bleibt das Protokoll „beweisfest", ohne kompliziert zu werden:

Zählerstände immer fotografieren (Zählernummer + Stand)
Schäden/Mängel fotografieren (übersichtlich, 1–2 Fotos pro Punkt)
Schlüssel/Fernbedienungen einmal als „Set" fotografieren (optional)
Fotos nach dem Termin in einen Ordner legen und sinnvoll benennen:
- „2025-12-14_Stromzaehler.jpg"
- „2025-12-14_Wohnzimmer_Kratzer_Parkett.jpg"
Protokoll unterschrieben als PDF/Fotos sichern

Typische Fehler & rote Flaggen

Zählerstände fehlen oder sind ohne Zählernummer notiert
Schlüssel wurden nicht gezählt („müssten alle sein")
Inventar ist nicht klar abgegrenzt (z. B. Küche, Lampen, Markise)
Schäden werden nur mündlich erwähnt (ohne Dokumentation)
Offene Punkte ohne Frist („irgendwann")
Keine Kopie des unterschriebenen Protokolls direkt gesichert
Übergabe findet hektisch statt (zu wenig Zeit eingeplant)

FAQ: Häufige Fragen zum Übergabeprotokoll

Meist nicht gesetzlich vorgeschrieben – aber in der Praxis sehr empfehlenswert, weil es Zustand, Zählerstände und Schlüsselübergabe eindeutig dokumentiert.

Mindestens Strom, Wasser und – falls vorhanden – Gas/Heizung (plus Zählernummern). Bei Öl: Tankfüllstand. Idealerweise immer mit Foto.

Sofort im Protokoll festhalten und fotografieren. Zusätzlich klar notieren, ob es eine Vereinbarung zur Behebung gibt oder ob "wie besichtigt" übernommen wird.

Alle vorhandenen – und vor allem: genau zählen (Haus, Wohnung, Keller, Briefkasten, Garage, Transponder, Fernbedienungen).

Das hängt von der Vereinbarung ab. Deshalb ist die Liste im Protokoll so wichtig: "bleibt" vs. "wird entfernt" schriftlich festhalten.

Dann sollte ein bevollmächtigter Vertreter die Übergabe durchführen. Wichtig ist, dass die Unterschriften am Ende eindeutig sind.

Ja, es erfüllt einen anderen Zweck: Der Kaufvertrag regelt den Verkauf rechtlich; das Übergabeprotokoll dokumentiert den tatsächlichen Zustand, Zählerstände und Übergabedetails am Übergabetag.

Dann geht es oft weniger um die "leere Übergabe" und mehr um Dokumente (Mietvertrag, Kaution, Unterlagen, Zählerstände soweit möglich).

Nächste Schritte

Option A: Erst orientieren

Option B: Konkrete Unterstützung

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